Бухгалтерский учет в интернет-магазине

Бухгалтерский учет в интернет-магазине

Интернет - это один из способов заниматься коммерческой деятельностью: продавать товары, работы и услуги. Как правило, у бухгалтеров, которые ведут учет в интернет-магазинах, возникает множество вопросов. В этой статье систематизирована информация о дистанционной торговле с учетом последних изменений законодательства и своего аудиторского опыта.

Правовые основы дистанционной торговли

В 2007 году Правительство РФ постановлением от 27.09.2007 № 612 утвердило новые Правила продажи товаров дистанционным способом. Эти правила приняты в соответствии со статьей 26.1 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 "О защите прав потребителей" и фактически заменили собой Правила продажи по образцам, хотя и не сильно от них отличаются. Новые правила вступили в действие 11 октября 2007 года.

Правила дистанционной продажи обязаны выполнять организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют продажу товаров дистанционным способом. Эти правила не применяются в отношении работ или услуг, не дистанционных услуг, продажи товаров с использованием автоматов, а также договоров купли-продажи, заключенных на торгах.

Федеральным законом от 25.10.2007 № 234-ФЗ внесены изменения в Закон "О защите прав потребителей" и часть вторую ГК РФ. Расширяются права потребителей при обнаружении в товаре недостатков, нарушении продавцом срока передачи предварительно оплаченного товара, нарушении порядка продажи товаров по образцам и дистанционным способом. Изменения вступили в силу 12.12.2007.

Режим налогообложения интернет-магазина

Организации, которые занимаются дистанционной торговлей, могут применять как общий режим налогообложения, так и упрощенную систему налогообложения. Конечно, выбирая "упрощенку", продавцы должны помнить об ограничениях, которые налагает на них этот спецрежим (ст. 346.12 НК РФ). Например, доходы не должны выходить за норму, а доля юридических лиц в уставном капитале должна быть не более 25 %. Однако при выборе объекта налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", следует учесть, что не все расходы можно будет принять в уменьшение налоговой базы.

Не все расходы можно будет принять в уменьшение налоговой базы, а доходы не должны выходить за норму

Положениями статей 346.26 и 346.27 НК РФ возникновение у налогоплательщиков обязанности по уплате единого налога на вмененный доход связывается не только с видом осуществляемой деятельности, но и с рядом условий, указанных в этих статьях. Минфин России неоднократно выражал мнение о том, что под действие ЕНВД не попадает деятельность интернет-магазинов и посылочная торговля.

Сейчас это мнение получило законодательное подтверждение. В абзац 12 статьи 346.27 НК РФ законодатели внесли поправки, которые вступили в действие с 1 января 2008 года. Уточнено понятие "розничная торговля": не переводится на уплату ЕНВД продажа товаров по образцам и каталогам вне стационарной торговой сети

  • посылочная торговля,
  • интернет-торговля,
  • телемагазины.

Платежные инструменты интернет-магазина

Особенность дистанционной торговли - это многочисленные способы оплаты заказанного товара

Самыми распространенными способами оплаты являются:

  • перевод денежных средств со счета покупателя на счет интернет-магазина;
  • оплата наличными денежными средствами через курьера либо непосредственно в офисе продавца;
  • оплата пластиковыми карточками (VISA, MasterCard и др.);
  • "электронные деньги" (оплата с помощью одной из платежных систем Интернета).

Как правило, продавцы предлагают покупателям различные удобные для них системы расчетов, а также доставки товаров, поэтому выбор остается за покупателями. Остановимся на особенностях некоторых способов оплаты.

Для наличного способа оплаты характерно, что деньги для оплаты передаются курьеру при вручении товара. Если товар доставляет курьер продавца, то доход от реализации отражается на дату передачи товара покупателю.

При наличных расчетах с покупателем необходимо использовать контрольно-кассовую технику

При использовании для оплаты банковских карт, продавцы должны помнить, что, как правило, за перевод денег банк удерживает с фирмы комиссию, которая учитывается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов, а для целей налогообложения - в составе внереализационных расходов.

Наиболее распространенными системами электронных платежей в России в настоящее время являются:

  • WebMoney Transfer,
  • Яндекс.Деньги (PayCash),
  • RuPay,
  • E-Gold,
  • Rapida,
  • CyberPlat,
  • E-port,
  • Кредит-Пилот
  • и т. п.

Для бухгалтерского учета взаиморасчетов с этими системами продавец должен использовать счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", поскольку они не являются кредитными организациями, а выступают посредниками в проведении расчетов. Вознаграждение системы специалисты иногда рекомендуют учитывать по аналогии с банковской комиссией.

Скорее всего, такое вознаграждение является для целей бухгалтерского учета коммерческими расходами по обычным видам деятельности, а при исчислении налога на прибыль - прочими расходами, связанными с производством и реализацией.

Особенности признания доходов в интернет-магазине

После того, как клиент оформил заказ, курьер или служба доставки получает товар на складе для доставки по адресу, который указал покупатель. Как правило, продавцы выбивают чек в момент выдачи товара курьеру. Конечно, в этом случае момент реализации товара и выдача чека ККТ не совпадают - чек пробивается раньше, чем произошла реализация.

Чек пробивается раньше, чем произошла реализация

Если все товары доставлены покупателям и не было отказов от покупок, документация в этом случае будет оформлена в соответствии с требованиями действующего законодательства. Но покупатель может отказаться от заказа. Тогда чек аннулируют, приложив его к акту (форма № КМ-3), а дневную выручку, отраженную в Z-отчете, корректируют на его сумму.

Обойти эту ситуацию можно, обеспечив курьеров переносными кассовыми аппаратами. Конечно, такое нововведение потребует дополнительных затрат: каждый такой аппарат стоит порядка 13 тыс. руб. И, скорее всего, его введут для курьеров, которые доставляют товар служебным транспортом, поскольку в общественном транспорте каждому курьеру возить ККТ и выручку не удобно.

Курьер пробивает чек только после оплаты клиентом доставленного товара. Это оптимизирует документооборот, сокращает объем возвратных операций, и дает минимум проблем при налоговых проверках.

Следует помнить, что курьер в таком случае будет выполнять также функции кассира. Поэтому с ним необходимо заключить договор о материальной ответственности.

Курьер с ККТ автоматически становится кассиром

Если доставку организует сторонняя организация, также применяется ККТ. Курьеры посредника в такой ситуации получают товар с чеком продавца, собирают по его поручению выручку с покупателей. Затем они могут сдавать ее в кассу своей организации для безналичного перечисления продавцу. Но возможно, что курьеры будут сдавать выручку в кассу продавца. При значительном количестве отказов покупателей от товара и достаточно большом товарообороте обе фирмы вынуждены будут регулярно проводить сверки расчетов.

При доставке товара по почте дату перехода права собственности на товар к покупателю можно определить, если оформлено почтовое отправление с уведомлением о вручении. В нем будет указано, в какой день покупатель оплатил и забрал товар на почте. Уведомление с отметкой направляется в адрес отправителя. На основании уведомления и будет отражаться реализация товара.

Фирмы досрочно признают выручку в момент сдачи товара на почту

Однако на практике фирмы, которые используют почтовую доставку, также досрочно признают выручку в момент сдачи товара на почту и определяют это в качестве элемента учетной политики. Аудиторы таких организаций чаще всего требуют раскрыть в пояснительной записке к годовой отчетности такую особенность досрочного признания выручки и тщательно отслеживают объем возвращенного покупателями товара в период после 31 декабря вплоть до даты выдачи аудиторского заключения.

Аудиторы обязательно проверят данные о заказах в Интернет-программе и сверят их с данными бухгалтерской программы. Ведь при "перегрузке" данных возможны сбои, ошибки, кроме того, в интернет-программе могут не фиксироваться возвраты товаров от покупателей.

Особенность работы с большим количеством физических лиц - ошибки каждой из сторон

Например, при отправке денег покупатель может не указать полные свои реквизиты, и товар становится невозможно доставить. С другой стороны, при вводе данных о реализованном товаре возможны ошибки в идентификации конкретного физического лица.

Естественно, что усложняется работа по периодической выверке данных, инвентаризации того, что учтено конкретно на том или ином бухгалтерском счете с тем, чтобы

  • своевременно признавать доходы,
  • не завышать расходы и
  • правильно платить налоги.

Особенности расходов интернет-магазина

При дистанционной торговле перечень расходов отличается от розничных магазинов. Например, отсутствуют расходы на аренду торговых площадей для обслуживания покупателей, но могут арендоваться складские помещения. В штате могут отсутствовать продавцы, но много работников, занимающихся доставкой товаров. Транспорт может быть как собственный, так и арендованный, в том числе у работников. Значительную долю расходов занимает реклама, расходы на маркетинговые исследования, доставку, поддержание работы сайта, содержание службы, принимающей заказы (в том числе call-центра) и др.

Такие расходы, как заработная плата, стоимость основных средств, аренды и пр., не требуют отдельного рассмотрения. Остановимся на характерных.

Расходы на создание интернет-магазина

Основа любого интернет-магазина - программное обеспечение. Его можно разрабатывать самостоятельно, или заказать разработку "под ключ" в специализированной компании. Что касается расходов на создание интернет-сайта, то Минфин России предлагает учитывать их в составе расходов на рекламу при размещении на нем рекламной информации или как нематериальный актив, если организации принадлежат исключительные права на него.

Расходы на создание сайта следует учитывать в составе расходов на рекламу или как нематериальный актив

Но если организация осуществляет торговлю через интернет-магазин, расходы по его созданию и обслуживанию (круглосуточная поддержка работоспособности, аренда дискового пространства на сервере партнера и т. п. расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и рекламными не являются.

Рекламные расходы

Большую долю затрат занимают рекламные расходы: стоимость рекламы ежегодно растет, в том числе и в Интернете. А "дистанционщику" приходится пользоваться специфическими видами рекламы и услугами посредников.

Многие проблемы в работе интернет-магазинов возникают не на стадии разработки, а на этапе эксплуатации. Ведь чем больше посещаемость сайта, тем больше потенциальных клиентов.

Соответственно, необходимо заставить сайт работать по максимуму, то есть "раскрутить" его. Для этого производят регистрацию сайта в поисковых системах и каталогах и оптимизируют его под эти системы.

Например, владельцы поисковых систем при поиске конкретного товара могут выдать ссылку на сайт в числе первых 10 или, скажем, сотой позицией. Пользователь чаще всего обращается к первым, потом просто устает искать более выгодный вариант. Соответственно, помещение ссылки в начале стоит существенно дороже.

Поисковые системы выставят счет за переход на сайт

Реальные переходы отслеживаются системными администраторами, и поисковые системы выставят счет за него, независимо от того, купил ли пришедший на сайт потенциальный покупатель товар или нет. Ведь главная задача посредника - привести клиента, а остальное уже ваше дело.

Придется

  • размещать рекламу и на "дружественных" сайтах,
  • платить за осуществленный переход с этого сайта партнеру,
  • обмениваться баннерами,
  • меняться ссылками.

Расходы на рекламные мероприятия через телекоммуникационные сети, в том числе Интернет (п. 4 ст. 264 НК РФ) не нормируются, то есть учитываются для налога на прибыль в полном объеме.

Конечно, аудиторы проверят не только договоры и акты, подписанные с контрагентами, но и попросят предъявить расшифровки сумм, например, распечатки таких "электронных переходов" или другие отчеты системных администраторов. Не забудут они поинтересоваться и взаиморасчетами за рекламные услуги. Иногда посреднику выплачиваются не деньги, а предоставляется скидка на товар магазина или начисляются баллы, бонусы, на которые он может осуществить закупку для себя. Эти операции, конечно, нужно правильно квалифицировать и отразить в учете.

Маркетинговые исследования

Чтобы удержать посетителей на сайте, необходимо очень тщательно работать с его содержанием. Поэтому для обеспечения эффективной работы магазинов некоторые фирмы проводят маркетинговые исследования, благодаря которым можно выяснить:

  • насколько качественно сайт решает поставленные задачи,
  • каким образом увеличить отдачу от интернет-магазина,
  • как привлечь на сайт наибольшее количество потенциальных клиентов.

Кроме того,

  • анализируется удобство использования сайта посетителями и администраторами,
  • оценивается маркетинговая эффективность сайта,
  • составляются рекомендации по продвижению и развитию интернет-ресурса.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка и сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг), относятся к прочим расходам (подп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ). Неплохо было бы дословно повторить эту формулировку в договоре на исследования.

Расходы на текущее изучение конъюнктуры рынка и сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров, относятся к прочим расходам

Если предприятие решит исследовать перспективы развития рынка, например, на ближайшие несколько лет, лучше воспользоваться при учете данных затрат для исчисления налога на прибыль подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ - другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, при условии, если эти расходы будут соответствовать критериям, указанным в статье 252 НК РФ. Маркетинговые расходы стратегического (долгосрочного) характера лучше списывать равномерно в течение срока, установленного руководством (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если же исследуется рынок не с целью сбыта продукции, а для наиболее выгодного приобретения активов, то результаты оптимально квалифицировать как информационно-консультационные услуги, и включать их стоимость в первоначальную стоимость приобретаемого актива.

Маркетинговые исследования достаточно дороги, некоторые компании заключают фиктивные договоры на такие работы с фирмами-"однодневками". В дальнейшем сами составляют приблизительный отчет (или берут из Интернета готовый) и списывают такие траты в расходы. Отсюда и настороженность налоговых инспекторов по отношению к данному виду затрат при проверках.

Некоторые фирмы заказывают исследования зарубежным компаниям. Поскольку в этом случае местом реализации является Россия, российские организации выполняют функции налогового агента (абз. 5 подп. 4 п. 1 ст. 148 и ст. 161 НК РФ). Если маркетинговые услуги оказываются за рубежом, НДС не взимается. Но налоговые инспекторы обращают внимание и на такие контракты, поскольку вывод денег за рубеж, особенно в оффшорные зоны, имеет место.

Если маркетинговые услуги оказываются за рубежом, НДС не взимается

Хотелось бы обратить внимание на достаточно большое число арбитражных судов по данному вопросу. И судьи часто поддерживают налоговиков, если организация не может доказать, как исследования связаны с ее деятельностью и использованы в дальнейшем, как изменились показатели работы организации (состав поставщиков, покупателей, объем выручки), какой экономический эффект принесли исследования, какая новая эксклюзивная информация была представлена в отчете заказчику, недоступная широкому круг лиц.

Проверяют налоговые органы и цены на данный вид услуг.

Расходы по доставке товаров

Если продавец и покупатель товара расположены в разных регионах, то покупка зачастую доставляется по почте. Обычно трудностей с учетом издержек на пересылку товаров почтой не возникает. Самая распространенная практика - включить стоимость доставки в цену товара. Тогда затраты на оплату почтовых услуг включаются в расходы на продажу.

Если же почтовая отправка не включена в стоимость покупки, а оплачивается покупателем отдельно от товара, зачастую с покупателя взимается усредненная стоимость доставки. В этой ситуации нужно отразить и выручку от оказания услуг по доставке, и расходы по пересылке в составе расходов, связанных с признанием данных услуг.

Регулярно следует сверять тарифы почты с суммами, взимаемыми с клиента, чтобы по данной операции не уйти в убыток

Иногда интернет-магазины пользуются почтовыми отправлениями с наложенным платежом. Таким образом, покупатель платит деньги за товар в почтовом отделении, а затем сумма наложенного платежа перечисляется отправителю. Ведь именно это входит в обязанности Управления федеральной почтовой связи при таком способе отправления.

Особенностью данной услуги являются проблемы отчетности, которую представляет почта. Зачастую и отчет, и деньги от нее поступают со значительным опозданием ввиду разветвленности почтовой сети и неповоротливости ее служащих. По данным же представленного отчета часто сложно идентифицировать физическое лицо и заказ, по которому получены деньги. В связи с этим возможно искажение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности продавца. Со временем инвентаризация расчетов становится большой проблемой, если она проводится только раз в год.

Доставка курьером используется, если продавец и покупатель находятся недалеко друг от друга, например, в одном городе.

В зависимости от масштаба бизнеса и вида продукции требуется и штат курьеров, и их оснащение. Например, пиццу можно доставить в сумках-рефрижераторах или на небольших автомашинах, принадлежащих либо физическому лицу (курьеру), либо организации. Если требуется сборка доставляемого сложного товара, могут понадобиться работники соответствующей квалификации, а иногда и физической силы, если, к примеру, они доставляют холодильники. Курьерам может понадобиться

  • переносная ККТ,
  • сотовый телефон,
  • проездные билеты.

Системы заработной платы курьеров могут также быть различными. Обычно, их заинтересовывают в быстроте выполнения заказов, и помимо фиксированного оклада, выплачивают процент от выработки (например, сданной выручки). Чаевые клиентов, обычно, в счет не включают, это доход курьера. Конечно, расходы на доставку автотранспортом оформляются и учитываются, как и в любой другой организации, требуется учет ГСМ.

Возврат товара

При дистанционной торговле расширены возможности покупателя по возврату товара. Возврат товара надлежащего качества при дистанционной торговле возможен в случае, если сохранены его товарный вид, потребительские свойства, что дает возможность продавать его повторно, если только в процессе транспортировки от покупателя товар не претерпел изменения и не истек его срок годности.

Возврат товара надлежащего качества возможен в случае, если сохранены его товарный вид и потребительские свойства

Правилами дистанционной торговли установлено, что покупатель должен предъявить документ, подтверждающий факт и условия покупки указанного товара, что не всегда обязательно. При этом продавец составляет накладную или акт о возврате, в которой (-ом) указываются все данные, позволяющие идентифицировать дату продажи и покупателя. По этой причине уже не стоит вопрос, по какой цене приходовать возвращенный товар - по прошлой себестоимости.

Еще раз напомним, что Минфин России в письме от 07.03.2007 № 03-07-15/29 указал, как продавец должен действовать при возврате товаров, реализованных в режиме розничной торговли с использованием контрольно-кассовой техники и выдачей физическому лицу чека (без выдачи покупателю счета-фактуры). В книге покупок продавца рекомендуется регистрировать реквизиты расходного кассового ордера, выписанного при возврате денежных средств покупателю, при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров.

При этом регистрация документов в книге покупок продавца производится на дату принятия на учет возвращенных товаров. Если денежные средства возвращаются безналичным путем, вероятно, следует регистрировать эти платежные документы по отправке денежных средств покупателю.

Покупатель может вернуть и товар, имеющий недостатки

Потери от брака для целей налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией. Однако торговые организации, пользуясь статьями 475 и 518 ГК РФ, выставляют претензию поставщику бракованного товара. В претензии выставляются все убытки покупателя, в том числе уплаченный поставщику НДС, убытки по возврату продукции и транспортные расходы по его доставке, причиненного нарушениями хозяйственных договоров.

На практике ситуации потерь при возвратах шире. Например, доставляя еду клиенту, владельцы пиццерии сталкиваются с ситуацией, когда при доставке по указанному покупателем адресу товар невозможно продать - никто не открывает дверь и не отвечает по телефону. Повторно продать такой товар не всегда возможно, и расходы владельцы списывают на убытки.

Но налоговые инспекторы вряд ли посчитают такие убытки экономически обоснованными

И еще один вариант потерь можно назвать для организаций, которые занимаются почтовой торговлей. Эти "дистанционщики" берут на себя риск повреждения товара как при доставке его к покупателю, так и при его возврате. Почтовое ведомство в случае утраты или порчи (повреждения) отправления с объявленной ценностью отвечает в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку, за исключением платы за объявленную ценность.

И если объявление ценности при доставке до покупателя зависит от продавца, то, как покупатель вышлет назад товар - его дело. По этой причине не всегда возвращенный качественный товар продавец может пустить в повторный оборот и взыскать убытки с почты при повреждении товара.

Читать исходный материал