Обязательных к выдаче документов всего три: электронное письмо с подтверждением покупки, накладная-инвойс и кассовый чек.
1. Письмо зказчику с подтверждением покупки
Сразу же после оформления и оплаты заказа, вы должны отправить клиенту электронное письмо в подтверждение покупки на адрес его электронной почты. Его автоматически сгенерирует и отправит система электронной коммерции. Письмо это отправляется в свободной форме, но у него есть несколько обязательных полей:
- продавец (это вы), контактные данные;
- покупатель;
- что купили, количество и сумма;
- общая сумма заказа.
2. Накладная для покупателя
Вместе с товаром в посылку покупателю вкладывается накладная - в интернет-продажах её ещё зовут инвойс. Информация в ней дублирует письмо.
Инвойс - это накладная в рамках электронной коммерции
Покупатель самостоятельно может скачать инвойс - в своем личном кабинете. В России с недавних пор достаточно электронного инвойса, а за рубежом это норма уже давно.
Если ваш товар — электронный, то накладную вы не отправляете
Есть один нюанс в отношении инвойсов: некоторые перевозчики требуют оформлять накладные по собственной форме. Например, когда вы отправляете товар Почтой России, вам понадобятся специальные бланки. Уточните заранее, какой нужен бланк и умеет ли ваша система электронной коммерции подготавливать такие документы. Если нет, можно печатать накладные через 1С или «Мой склад».
3. Кассовый чек
По закону 54-ФЗ все продавцы, в том числе интернет-магазины, обязаны выдавать покупателю кассовый чек:
- электронный (на email покупателя), если покупатель оплачивает онлайн;
- печатный, если покупатель оплачивает наличными (по желанию покупателя ему отправяляется также электронный чек на email или в виде sms).
Чтобы выдавать чеки, придется приобрести онлайн-кассу
Если вы доставляете товар с собственным курьером или продаете в офлайн-магазине,на выдачу печатного чека при офлайн-оплате обратите особое внимание!
Законодательно прописанный алгоритм действий кассира:
- Получить у покупателя деньги, сообщить сумму денег покупателю «Ваши деньги 5000 рублей».
- Выбить чек на кассовом аппарате.
- Назвать сумму сдачи «Ваша сдача 151 рубль 15 копеек».
- Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю! Причём купюры и монеты выдаются вместе.
- Вручить товар и накладную, если товар доставляет курьер.
Если ваш курьер нарушит алгоритм и нарвётся на сотрудника налоговой не в духе, то он может подвести вас под серьёзный штраф за неприменение кассового аппарата.
Чтобы нарушить закон и попасть на штраф, достаточно, к примеру, выдать чек после сдачи или отдать товар до выдачи чека
Если у вас будет касса, совмещённая с POS-терминалом, то ваш курьер так же сможет принимать оплату по банковским картам прямо в момент выдачи товара - это называется эквайринг. Разница лишь в том, что вы должны будете выдать на руки два печатных чека:
- кассовый чек и
- слип - чек снятия денег с кредитки.
Кассовые чеки должны быть утверждённой налоговым ведомством формы. Их вам будет печатать онлайн-касса, вам вручную ничего выписывать не надо. Ваши реквизиты в кассовом аппарате пропишут в той фирме, где продадут кассу. В некоторых кассах чек также можно брендировать — вставить туда свой логотип.
