Какие документы обязан выдавать интернет-магазин

Какие документы обязан выдавать интернет-магазин

Обязательных к выдаче документов всего три: электронное письмо с подтверждением покупки, накладная-инвойс и кассовый чек.

1. Письмо зказчику с подтверждением покупки

Сразу же после оформления и оплаты заказа, вы должны отправить клиенту электронное письмо в подтверждение покупки на адрес его электронной почты. Его автоматически сгенерирует и отправит система электронной коммерции. Письмо это отправляется в свободной форме, но у него есть несколько обязательных полей:

  • продавец (это вы), контактные данные;
  • покупатель;
  • что купили, количество и сумма;
  • общая сумма заказа.

2. Накладная для покупателя

Вместе с товаром в посылку покупателю вкладывается накладная - в интернет-продажах её ещё зовут инвойс. Информация в ней дублирует письмо.

Инвойс - это накладная в рамках электронной коммерции

Покупатель самостоятельно может скачать инвойс - в своем личном кабинете. В России с недавних пор достаточно электронного инвойса, а за рубежом это норма уже давно.

Если ваш товар — электронный, то накладную вы не отправляете

Есть один нюанс в отношении инвойсов: некоторые перевозчики требуют оформлять накладные по собственной форме. Например, когда вы отправляете товар Почтой России, вам понадобятся специальные бланки. Уточните заранее, какой нужен бланк и умеет ли ваша система электронной коммерции подготавливать такие документы. Если нет, можно печатать накладные через 1С или «Мой склад».

3. Кассовый чек

По закону 54-ФЗ все продавцы, в том числе интернет-магазины, обязаны выдавать покупателю кассовый чек:

  • электронный (на email покупателя), если покупатель оплачивает онлайн;
  • печатный, если покупатель оплачивает наличными (по желанию покупателя ему отправяляется также электронный чек на email или в виде sms).

Чтобы выдавать чеки, придется приобрести онлайн-кассу

Если вы доставляете товар с собственным курьером или продаете в офлайн-магазине,на выдачу печатного чека при офлайн-оплате обратите особое внимание!

Законодательно прописанный алгоритм действий кассира:

  1. Получить у покупателя деньги, сообщить сумму денег покупателю «Ваши деньги 5000 рублей».
  2. Выбить чек на кассовом аппарате.
  3. Назвать сумму сдачи «Ваша сдача 151 рубль 15 копеек».
  4. Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю! Причём купюры и монеты выдаются вместе.
  5. Вручить товар и накладную, если товар доставляет курьер.

Если ваш курьер нарушит алгоритм и нарвётся на сотрудника налоговой не в духе, то он может подвести вас под серьёзный штраф за неприменение кассового аппарата.

Чтобы нарушить закон и попасть на штраф, достаточно, к примеру, выдать чек после сдачи или отдать товар до выдачи чека

Если у вас будет касса, совмещённая с POS-терминалом, то ваш курьер так же сможет принимать оплату по банковским картам прямо в момент выдачи товара - это называется эквайринг. Разница лишь в том, что вы должны будете выдать на руки два печатных чека:

  1. кассовый чек и
  2. слип - чек снятия денег с кредитки.

Кассовые чеки должны быть утверждённой налоговым ведомством формы. Их вам будет печатать онлайн-касса, вам вручную ничего выписывать не надо. Ваши реквизиты в кассовом аппарате пропишут в той фирме, где продадут кассу. В некоторых кассах чек также можно брендировать — вставить туда свой логотип.

Читать исходный материал